一、要考慮每一個項目階段普遍存在的問題

    ERP項目可以根據項目進度，分為項目立項、需求調研、業務流程重組、模擬運行、并向運行、正式上線等幾個階段。其實不同的企業，雖然有各自的特性，但是也存在著一些普遍的問題。有經驗的項目管理員，對各個階段普遍存在的問題有深入的了解。此時他們就可以預先采取措施，針對這些問題采取應對措施。而不會等到問題真的發生了，再來解決。掌握各個階段所存在的普遍問題就是做好ERP項目未雨綢繆的首要工作。

    如以業務流程重組為例，可能存在著如下幾個共性的問題。

    1、企業對于自身的流程過于自信。

    由于缺乏外在的參考，用戶會認為自己所采用的流程是合理的，要求系統的安全按照自己的流程來走，排斥業務流程重組。針對這種障礙，實施顧問該如何應對？筆者認為，實施顧問應該將企業現在使用的業務流程與系統的標準流程進行對比，向用戶說明如果繼續沿用企業現有的業務流程，可能存在這些風險。利用具體的數據來說話，而不是片面的強調讓用戶遵循系統的標準流程。企業管理者上ERP系統也是為了改善企業現有的管理水平。如果他們能夠切實的認識到現有業務流程存在的漏洞，相信他們能夠欣然的接受新的流程。

    2、新流程的從接受到熟悉需要有一個過程。

    企業使用了ERP系統的新流程之后，由于不熟悉等原因，比較容易出差錯。如果實施顧問能夠意識到這個問題，那么就可以采取一些未雨綢繆的措施。如在模擬運行時，會有針對性的多設計一些新流程的業務。讓用戶多操練幾次，以熟悉新的流程。在后續并向運行時，也會指導項目管理員，多多跟蹤這些新的流程，以督導用戶按新流程來操作，避免舊病復發。

    3、提醒用戶更改原有的管理制度。

    通常情況下企業在上ERP項目之前，已經有完整的業務流程文檔。在實施ERP項目時，如果對原有的流程做出了新的調整，那么就一定要及時調整原先的業務流程文檔，做到讀、寫、做一致。以免在后續培訓時，出現互相矛盾的地方。

以上提的這些內容都是在業務重組環節中容易出現錯誤的事情。項目管理員只要能夠意識到這些內容，那么就可以在項目實施環節中，采取預防措施來避免這種情況。現在不少ERP軟件提供商提出了標準化實施的口號。其實其核心的內容就是將每個環節必須要做的內容以書面的形式規定下來。與筆者談的思想是一致的。

二、與用戶溝通時可能存在誤解

    人與人的溝通，由于文化背景的差異，往往會存在誤解。A說的話，B聽起來可能是另外一種含義。在日常生活中，這種情況也非常普遍。針對這種情況，實施顧問或者項目管理員，應該采取什么樣的未雨綢繆的措施呢？筆者認為可以采取如下應對措施。

    1、盡量采取更多的輔助證據。

    如在需求調研過程中，用戶會提出各種各樣的報表要求。如果只憑用戶說，實施顧問記，可能記不全，或者會對用戶說的內容存在歧義。此時就應該采取更多的輔助證據。如用戶已經有現成的報表了，那么可以像他們要一份。如果沒有的話，那么可以讓用戶先在Excel表格中設計好然后再給我們。有時候用戶說了一個小時，說的口干舌燥，還不如一份表格能夠說明問題。

    2、說完后讓用戶進行重新確認。

    在收集用戶的需求時，即使對于同一個問題，大家你一言、我一言，會提出各自的需求。但是有可能會有相互矛盾的地方，或則說可能某些內容還沒有考慮到。筆者在進行需求調研時，會將用戶的需求都一五一十的記錄下來，整理好。然后再讓用戶去簽字確認。用戶在簽字時，會對自己所說的內容再梳理一遍。有不準確的地方可以進行及時修改或者有歧義的地方進行再次確認。這就相當于一個審核的過程。通過這個確認，可以在一定程度上消除溝通上的誤區，讓實施顧問了解用戶內心的真實意圖。

三、預測實現某個業務的條件是否成熟

    1、企業管理者來說應該了解ERP要分階段分步驟實施上線。   

    作為企業管理者，總想使用ERP系統中的所有功能。筆者以前在企業中做項目專員的時候，企業一把手就會讓我定期的羅列ERP系統中還沒有使用的功能，然后讓我盡量的使用起來。對于大部分企業來說，如果能夠用到企業現有模塊的70%的功能已經是相當不錯了。有些作業要么是企業不適用，要么是企業還沒有實現這個作業的條件。如果硬著頭皮上，反而會造成不必要的麻煩。

    2、實施顧問應該了解企業實際情況，預實施條件是否成熟。

    作為實施顧問或者項目管理員，應該養成一個預測的能力，預測實現某個業務的條件是否成熟。而不是不管三七二十一，先開始上這個業務再說。等到遇到挫折了或者失敗了，再回頭看看，原來是某個條件還不具備。

    如企業要上成本模塊。上這個模塊的話有一定的先決條件。如企業的庫存金額準確率要達到95%以上；各種單據的準確率（如采購單、生產訂單、領料單等等）要達到99%以上；各相關單據要及時審核等等。如果這些條件沒有滿足，及時成本能夠順利的計算出來，其準確率也并不會很高。為此在ERP系統中，成本模塊往往是放在第二個層次來實施。等到以上這些條件滿足了，實施顧問就可以建議企業開始實施成本模塊。

    3、項目須循序漸進，欲速則不達。

    企業在決定實施某個業務時，實施顧問或者項目管理員需要預先評估相關的先決條件是否已經成熟。要培養自己這方面的預測能力。讓企業管理者最擔心的是，項目團隊先硬著頭皮上。等到不行時再來分析原因。此時前面所作的努力都將白費。

四、對可能存在的岔路進行整理

    人在走路時會遇到岔路。在ERP系統實施中，也是如此。雖然說條條道路都可以同羅馬，但是最有效果的路往往只有一條。防止用戶走冤枉路的方法，只有一個。即將沒有的岔路通通封死掉，只留下可用的一條。

    在項目實施過程中，如何來判斷哪些岔路是行不通的呢？這就需要實施顧問有未雨綢繆的能力。筆者在日常工作中，是這么教育新來的實施顧問的。

    針對同一個問題，往往會有不同的解決方案。作為一個合格的實施顧問，首先需要認識到，不同的企業，具有不同的特點，往往會采取不同的解決方案。也就是說，A解決方案可能適合甲企業，但是不一定適合乙企業。我們現在需要做的就是，將多種解決方案都列出來，然后讓用戶根據企業的實際情況來判斷，該采用什么樣的解決方案。作為實施顧問，不應該幫企業拿注意，只能夠在旁進行協助。等到用戶確認所需要采用的解決方案之后，就將剩余的通道關掉。并對用戶所決定采用的解決方案進行分析，給用戶講清楚如果采用這個解決方案，未來需要注意的內容。讓用戶也能夠未雨綢繆，在后續的操作中，引起足夠的重視。

    總之，要做到未雨綢繆，并不是很困難。主要是經驗。有經驗的實施顧問，就能夠對項目過程中可能遇到的問題進行預測，并采取對應的措施。這對于保障ERP項目的成功，有很大的幫助。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文