業務現狀

目前X公司對于應付帳款的憑據管理是由供應處收集并審核供應商開具的發票和入庫單，財務部門以此作為入帳依據，完成支付業務后，以銀行付款單據作為付款憑證依據入帳, 對憑證進行編號，沒有對發票進行編號管理。供應商開出發票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給會計審核其中的價格和數量是否與采購訂單和接收入庫單相符。審核后，由財務應付會計審核與登記帳務。

現狀分析

對于財務審計與管理制度而言，與外部機構發生的往來業務中，雙方往來的發票是真正形成債權債務關系的依據。

基于現狀的發票管理，由于付款業務處理時是供應商，而不是針對該供應商的具體哪張發票，對應付款的管理不夠詳細，在一定程度上增加了企業對于應付帳款與實際發票間匹配關系的風險，增加了企業對于流出資金的風險，也降低了企業對于供應商付款計劃的合理性安排、不利于進行帳齡分析。

對于貨物已到，發票未到的、或其他手續不全的貨物，不能及時入帳，而是采用月底核對從倉庫來的入庫與發票的方式統一記賬，這樣使得不能夠隨時準確的記錄帳務情況。

解決方案

本項業務是由采購付款流程的錄入采購發票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節點處理的，由采購應付會計崗位負責。

對于發票管理分以下幾個方面進行闡述：

由于財務管理與審核制度中對于債務的確認是基于發票層次上的，因此，真實發票的開具時間即為債務的確認時間。

Oracle對于發票的編碼方式在兩個層次上進行，其一建立在發票批組層次，其次建立在發票層次；

在發票層次上建立發票編號

不同來源與不同類型的發票或帳單，在其業務發生時的票據號碼對于財務管理而言都具有實際考核與跟蹤意義，同時考慮到Oracle系統將發票定義為標準、貸項、預付、費用報表等類型。因此，建議用手工編號的方式將將發票類型代碼（標準發票代碼 S、預付款發票代碼 P、費用報表發票代碼 E）加實際票據號碼錄入系統，以便于跟蹤票據的實際發生情況。（M做得到）

業務現狀

目前X公司的庫存材料的采購具體由采購部門負責，并由倉管部門負責庫存管理，建立手工臺帳核算材料收發存數量明細。審計處負責采購價格的審核、查證工作，財務處只核算材料金額，不核算數量。

目前對材料采購的財務處理流程如下：收到原材料后，財務處不做帳務處理，供應商開出發票后，交給采購員，采購員初步審核后，交給財務應付會計審核并登記帳務。

月末對于貨到已驗收而未登帳的材料，做暫估處理。

材料發出采用計劃成本核算。

會計分錄：

收到供應商對帳單發票，匹配訂單、驗收單

        借：材料采購

           貸：應付帳款-供應商

材料驗收入庫后，憑入庫單

         借：原材料

         借（貸）：材料采購差異

            貸：材料采購

月末對于未對帳的驗收單暫估入庫

        借：原材料  

            貸：應計帳款-暫估

月初沖回

        借：應付帳款-暫估

            貸：原材料  

X公司提出希望加強對采購價格、數量的控制。

問題

現有的應付款記帳經歷了采購員審核、審計處審核和記帳員對帳記帳三個環節。這是在沒有管理信息系統情況下為加強應付款的控制要采取的措施。應用ERP后，采購員及審計處的審核將由于計算機的使用而變的非常簡單；進而，實現業務的優化，優化的付款業務，將減少采購部門、審計處與財務處之間的業務往來和溝通協調，減少采購員與審計人員的工作量，加快業務處理，進而大大提高付款的工作效率，加強了對付款的管理。

用月末暫估的處理方法，財務帳上不能及時反映原材料庫存的真實發生情況。

解決方案

本項業務是由采購業務員負責的，這里只是介紹了采購過程中的賬務處理。

根據X公司對于加強財務管理程度的要求，對于材料采購提出以下解決方案：

通過采購模塊對采購進行管理（如通過審批層次對請購、采購的審批），貨物接收時（通過容限控制）進入庫存模塊。應付會計在發票匹配時通過選擇采購訂單把采購信息引入應付，以減少錄入工作量和加強數量、價格的差異控制。在庫存和應付模塊的動作會在總帳中產生相應的憑證。這時，財務人員的角色發生根本性的轉變，由原來的借貸制會計，成了一個應付業務管理人員，除了審核發票帳單外，更重要監督、控制，防止資產流失；由于ERP系統的高度集成，在錄入發票時，通過匹配可以檢索采購、入庫信息。應付系統的發票審批（M能做到），進一步加強了應付業務的控制。工序外協的采購同材料采購一樣處理，其不同只是材料采購的物料同外協的物料定義不同。

由于材料驗收入庫時，就以“材料采購”和“暫估入庫”科目進行反映，因此可以及時反映材料的真實庫存和應有的債務關系。

規范企業確認債務的財務流程,減少了無效的工作環節，提高了工作效率。

加強了對應付款的控制。

Oracle應付帳款業務子系統形成的會計分錄：

收到材料，在庫存系統中做接收：

       借：材料采購

           貸：暫估入庫

材料入庫

借：原材料

借（貸）：材料成本差異——訂單差異

           貸：材料采購

收到供應商發票及明細清單，在應付系統中進行采購訂單和發票匹配：

借：暫估入庫

借（貸）：材料成本差異——發票差異

          貸：應付帳款

當供應商已交材料但發票未到的退貨，對之不作帳務處理。而當收到供應商材料后，并收到發票與采購訂單匹配后，發生退貨時則根據對方開出的單據作貸項通知單沖回。貸項通知單的分錄是以上采購訂單和發票匹配分錄的相反分錄。

業務現狀

對于一般用品或者辦公用品，現在是由公司辦公室負責的，有辦公用品需求時，填寫請購單據，經請購部門主管核準后，經過財務領導的審批和對預算的核對后，由公司辦公室聯系供應商進行采購， 用品收到及驗收后，采購人員拿發票交財務處入帳。此類采購由于單位價值低且為日常消耗品，直接在報銷時作為費用入帳。

會計分錄：

         借：制造費用/管理費用等

貸：銀行存款/應付帳款

解決方案

本項業務是由采購付款流程的錄入采購發票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節點處理的，由采購應付會計崗位負責。

針對這類采購與支付業務的實際特點，可采用如下解決方案：

在總帳中完成對于易耗品的采購與支付，直接通過手工分錄記錄有關事務處理情況；分錄時先將本次采購計入公司辦公室的管理費用，當有關部門領料的時候，再將辦公室的管理費轉移到相關部門的有關費用上。（不必走采購流程）

業務現狀

固定資產采購須填寫申請，然后經由請購部門、財務處、廠長等審批，采購部門或專職責任部門（比如計算機由信息中心負責）采購后，固定資產管理部門提交固定資產各類經有關領導審批的單據原始單據。財務部門據此入帳。

目前設備處有固定資產的實物管理臺帳。

會計分錄：

           借：在建工程

              貸：銀行存款/應付帳款

          借：固定資產

              貸：在建工程

解決方案

Oracle系統會計分錄：

如果通過在建工程轉為固定資產，錄入采購發票

        借：在建工程中轉

貸：應付帳款

如果直接購買固定資產，錄入采購發票

        借：固定資產中轉

貸：應付帳款

本項業務是由采購付款流程的錄入采購發票或貸項通知單并與采購活動進行匹配節點處理的，由固定資產管理崗位負責。

Oracle固定資產管理系統與應付帳款子系統是一個具有良好集成關系的業務子系統，對于固定資產的成批增加通過應付系統中進行增添。

來源：巨靈鳥 歡迎分享本文